Kommunikation spielt in jeder Lebenslage eine entscheidende Rolle, sei es beim Bewerbungsgespräch, im Austausch mit Kollegen oder bei der Akquise neuer Kunden. Dabei geht es um weit mehr als nur das gesprochene Wort. Kommunikation ist ein komplexer Vorgang. Kommunikationsmodelle sollen helfen, diesen Vorgang besser zu verstehen.
Die Komplexität der Kommunikation
“Man kann nicht nicht kommunizieren” - vielleicht hast du diesen Satz schon einmal gehört, dir aber noch nie so richtig Gedanken gemacht, was er eigentlich bedeutet. Vereinfacht gesagt, bedeutet dieser Satz des Kommunikationswissenschaftlichers Paul Watzlawick, dass du - auch, wenn du nichts sagst - trotzdem kommunizierst: mit deiner Körperhaltung, deiner Gestik und deiner Mimik. Und damit sind wir auch schon mittendrin in der Definition von Kommunikation: Dabei handelt es sich nämlich um den Austausch von Informationen zwischen zwei (oder mehr) Individuen - dem*der Sender*in und dem*der Empfänger*in.
Für ein möglichst vollständiges Bild der Kommunikation sind immer alle drei Ebenen entscheidend. Fehlt mindestens eine, begünstigt das Missverständnisse. Ein Grund sind die fehlenden Informationen der nonverbalen und paraverbalen Kommunikation. Manchmal ist auch die sprachliche Barriere ein Auslöser für eine missglückte Kommunikation - oder aber unterschiedliche Weltanschauungen, Erfahrungen, Meinungen und Gefühle. Selbst unsere Stimmung wirkt sich auf unsere Kommunikation aus.
Anhand der Faktoren, die Missverständnisse auslösen, ist schon zu erahnen, dass eine reibungslose bzw. fehlerlose Kommunikation nahezu unmöglich ist. Kommunikationsmodelle sollen uns allerdings dabei helfen, den zwischenmenschlichen Informationsaustausch besser zu verstehen. Die theoretischen Konzepte visualisieren die verschiedenen Ebenen und Prozesse innerhalb eines Gesprächs und sollen Missverständnisse und Hindernissen minimieren. Im Job können diese Modelle helfen, die Kommunikation innerhalb von Teams zu verbessern und werden zum Beispiel im Zuge der Personalentwicklung während einer Supervision angewendet.
Kommunikationsmodelle: Nutzen und Grenzen
Wie eben bereits erwähnt, sollen und können Kommunikationsmodelle den Austausch mit anderen verbessern. Im Arbeitsleben kann das die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, Fluktuation verhindern und die Produktivität steigern.
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Allerdings gibt es auch Einschränkungen:
- Starke Vereinfachung: Modelle sind eben was sie sind - theoretische Konstrukte, die niemals alle (menschlichen) Faktoren berücksichtigen können. Einige Modelle sind außerdem sehr strukturell und statisch, wodurch Emotionen und Dynamiken zu wenig berücksichtigt werden.
- Eingeschränkte Anwendbarkeit: Nicht jedes Kommunikationsmodell ist für jede Situation gleichermaßen anwendbar.
- Gefahr von Überanwendung: Gerade wenn du zu den sehr analytischen Menschen gehörst und dich bis ins kleinste Detail mit den verschiedenen Modellen auseinandergesetzt hast, droht die Gefahr, dass jeder Austausch nur noch durch den Filter „Kommunikationsmodell“ gesehen und entsprechend bewertet wird.
Bekannte Kommunikationsmodelle
Rund um Kommunikation wurde und wird bis heute viel geforscht, so dass es eine Vielzahl von Theorien und Modellen gibt. Hier eine Auswahl:
Das Sender-Empfänger-Modell
Eines der einfachsten Kommunikationsmodelle ist das Sender-Empfänger-Modell von Claude E. Shannon und Warren Weaver. Dabei wird davon ausgegangen, dass es immer ein*n Sender*in und eine*n Empfänger*in gibt. Der*die Sender*in vermittelt mit Hilfe eines Signals (zum Beispiel der Sprache) eine Botschaft. Der*die Empfänger*in erhält das Signal (hört es beispielsweise) und decodiert bzw. interpretiert es. Im Anschluss schickt er*sie eine Botschaft per Signal zurück und wird damit zum*zu Sender*in, der*die Sender*in wird zum*zur Empfänger*in. Dieses Wechselspiel geht so lange hin und her, bis die Kommunikation abgeschlossen ist und sich beide einer anderen Situation zuwenden.
Mit einem konkreten Beispiel wird das Modell klarer: Ein*e Vorgesetzte*r (Sender*in) ruft eine*n Mitarbeiter*in (Empfänger*in) von unterwegs an (Signal) und lädt ihn*sie zu einem Gespräch ein. Da der Empfang schlecht ist (Störquelle), ist der*die Mitarbeiter*in unsicher, ob der Grund für die Einladung etwas gutes oder schlechtes ist (Decodierung).
Leider ist dieses Kommunikationsmodell wegen seiner Einfachheit sehr fehleranfällig, da beispielsweise die nonverbale und paraverbale Kommunikation nicht berücksichtigt wird.
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Das Organon-Modell von Karl Bühler
Obwohl der Begriff “Organon” aus dem Griechischen kommt, wurde dieses Modell vom deutschen Sprachtheoretiker und Psychologen Karl Bühler entwickelt.
- Der*die Sender*in nutzt das gesprochene Wort, um eine persönliche Sichtweise oder ein Gefühl auszudrücken. Diese emotive Funktion der Sprache zeigt, dass Wörter Gefühle der Sprechenden vermitteln können. Laut Schwar-Friesel sind Emotionen psychische Zustände, die auf drei Ebenen sichtbar werden: im nonverbalen Ausdruck (Mimik, Gestik), in körperlichen Reaktionen (z.B.
- Der*die Sender*in beschreibt in Worten einen Sachverhalt. Mit sprachlichen Zeichen kann dabei sowohl auf Anwesendes als auch auf Nichtanwesendes Bezug genommen werden. Zum Beispiel im Satz „Alles besiegt die Liebe“ benennen die Wörter Unterschiedliches: „Alles“ steht für „die Gesamtheit aller Möglichkeiten“, „besiegt“ bedeutet „jemand gewinnt über etwas“, und „die Liebe“ beschreibt „ein starkes Gefühl der Zuneigung zu jemandem“.
- Der*die Sender*in drückt immer auch eine Aufforderung an den*die Empfänger*in aus. Im Mittelpunkt steht also nicht das Vermitteln von Informationen, sondern der Wunsch, eine Reaktion hervorzurufen. Beispiele für die Appellfunktion sind alltäglich: in Befehlen, Bitten, Aufforderungen oder Fragen. Sätze wie „Bitte schließe das Fenster!“, „Hör auf damit!“ oder „Kannst du mir helfen?“ zielen darauf ab, den Empfänger zu einer bestimmten Handlung zu bewegen. Auch in der Werbung spielt die Appellfunktion eine zentrale Rolle. Werbeslogans wie „Jetzt zugreifen!“ oder „Kaufen Sie noch heute!“ sollen den Konsumenten dazu bringen, ein Produkt zu erwerben.
Das Modell geht davon aus, dass innerhalb jeder Kommunikation immer alle drei Elemente zu finden sind, wobei meist eines der Elemente mehr im Vordergrund steht als die anderen. Im Grunde ist das Organon-Modell nur eine leichte Weiterentwicklung des Sender-Empfänger-Modells und wird heute ebenfalls nicht mehr als zeitgemäß bzw.
Das Vier-Seiten-Modell von Friedemann Schulz von Thun
Deutlich differenzierter wird es bei Friedemann Schulz von Thun. Der deutsche Kommunikationspsychologe ist vielleicht einer der wichtigsten Stimmen innerhalb der modernen Kommunikationswissenschaft und lebt bis heute in Soltau.
- Sachebene: Auf dieser Ebene werden nüchtern Daten und Fakten übermittelt.
- Beziehungsebene: Hier zeigt sich, wie Sender*in und Empfänger*in zueinanderstehen.
Wie genau dieses Modell funktioniert, kann durch ein einfaches Beispiel verdeutlicht werden. Bei der Selbstoffenbarung gibt der*die Sender*in zum Beispiel zu, dass er*sie lange nichts mehr gegessen hat und sich vielleicht geschwächt oder schlecht gelaunt fühlt. Je nachdem, wie du bzw. der*die Sender*in zum*zur Empfänger*in steht, wird der Tonfall oder die Körpersprache anders ausfallen: Ein Kind wird seiner Mutter gegenüber zum Beispiel quengelig werden oder sogar weinen oder schreien. Ob es diesen Appell tatsächlich so gibt, hängt übrigens nicht nur von dem*der Sender*in ab, sondern auch von dem*der Empfänger*in: Was hört bzw. interpretiert er oder sie in das Gesagte? Bei der Interpretation spielen wiederrum die eigenen aktuellen Gefühle und die Beziehung eine Rolle.
Das Eisbergmodell von Sigmund Freud
Eines der vielleicht bekanntesten Kommunikationsmodelle ist das Eisbergmodell. Der berühmte Psychoanalytiker Sigmund Freud hat mit seiner Persönlichkeitstheorie die Grundlage für dieses Modell geschaffen. Es geht davon aus, dass ein Großteil unserer Kommunikation unsichtbar bzw.
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Hierbei geht es um den Inhalt der Nachricht, also die Informationen, die direkt und bewusst übermittelt werden. Diese Ebene umfasst die Sachinhalte, wie gesprochene Worte, Fakten oder Argumente. Diese Ebene umfasst Gefühle, Werte, Erfahrungen, soziale Rollen, Motive und Erwartungen, die oft nicht explizit angesprochen werden, aber die Kommunikation stark beeinflussen und meistens für Missverständnisse und Konflikte verantwortlich ist. Hier ist entscheidend, wie etwas gesagt wird: Tonfall, Körpersprache, Mimik und Gestik spielen eine wichtige Rolle. Die Beziehungsebene beeinflusst maßgeblich, wie der*die Empfängerin die Nachricht interpretiert und darauf reagiert.
Beispiel: Wenn derselbe Satz “Der Bericht muss bis morgen fertig sein” in einem scharfen Ton gesagt wird, könnte der*die Empfänger*in den Satz als Kritik an seiner*ihrer Arbeit oder als Ausdruck von Ungeduld interpretieren.
Das Eisbgermodell geht davon aus, dass ein Großteil unserer Kommunikation unsichtbar abläuft.
Bereits Sigmund Freud beobachtete im Zuge seiner Patientengespräche, dass der weitaus größte Teil des menschlichen Handelns unbewusst bestimmt wird. 1923 beschrieb Freud erstmals in seiner Schrift „Das Ich und das Es“ (Freud, S., Ges.
Das Eisbergmodell zählt zu den wesentlichen Säulen der zwischenmenschlichen Kommunikation und besagt, dass 80% unserer Kommunikation unbewusst stattfindet (Beziehungsebene). Unsere Gestik, Mimik und Stimmlage, unsere Bedürfnisse, Emotionen, sowie Erfahrungen und Normen schwingen immer unbewusst mit und sind entscheidend dafür, wie wir von anderen wahrgenommen werden, bzw. wie wir andere wahrnehmen. Menschliche Kommunikation hat immer mehrere Seiten. Das heißt jede Nachricht enthält immer mehrere Botschaften.
Nur ein sehr kleiner Teil des Eisbergs von 10% ist an der Oberfläche und somit sichtbar. Der Großteil befindet sich unter der Wasseroberfläche. Umgelegt auf die Kommunikation und Verhaltensweisen von Menschen bedeutet dies, dass ich im Falle von Konflikten mit rationalen Argumenten nur einen von zehn Gesprächspartnern erreiche. Aussagen über Zahlen, Daten und Fakten sind der Sach- bzw. Organisations-ebene zuzuordnen.
Die Axiome von Paul Watzlawick
Der Philosoph und Psychotherapeut Paul Watzlawick geht mit seinen fünf Axiomen sogar noch weiter und konzentriert sich noch mehr auf die (unsichtbaren) Metaebenen der Kommunikation.
- Man kann nicht nicht kommunizieren.
- Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt.
- Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung.
- Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten. Watzlawick meint mit digitalen Modalitäten die verbale Kommunikation durch Wort und Schrift.
- Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär. Bei einer symmetrischen Kommunikation begegnen sich zwei Personen auf Augenhöhe, zum Beispiel unter Kollegen.
Die Transaktionsanalyse von Eric Berne
Die Transaktionsanalyse wurde von Eric Berne entwickelt und beschreibt die Kommunikation als Austausch (Transaktion) von Informationen zwischen zwei Menschen. Wie dieser Austausch erfolgt, hängt von drei Ich-Zuständen ab, die jeder Mensch in sich trägt und die das Resultat individueller Erlebnisse und Erinnerungen sind.
- Eltern-Ich: Sorgt für ein Verhalten, wie es uns unsere Eltern in unserer Kindheit vorgelebt haben und zeigt sich zum Beispiel durch Glaubenssätze, Werte und Normen.
- Erwachsenen-Ich: Steht für ein bedachtes und reflektiertes Verhalten, die Kommunikation ist dem Anlass angemessen, sachlich und konstruktiv.
- Kind-Ich: Die Kommunikation erfolgt oft spontan, impulsiv und wenig rational. Eigene Bedürfnisse stehen im Vordergrund und Eindrücke und Erfahrungen aus der Kindheit spielen hier eine Rolle.
Diese Ich-Zustände beeinflussen unsere Gefühle, unser Verhalten und somit auch unsere Kommunikation - je nachdem, welcher Zustand gerade besonders präsent ist. Das Wissen um diese drei Zustände und wie man damit umgehen kann, hilft vor allem dabei Konflikte rechtzeitig zu entschärfen und wird zum Beispiel im Kundenservice und Beschwerde-Management angewendet.
Neuro-Linguistisches Programmieren (NLP)
NLP steht für Neuro-Linguistisches-Programmieren und ist ein noch relativ junges Modell aus den 1970er Jahren von Richard Bandler und John Grinder. Dabei handelt es sich um eine Technik, die darauf abzielt, Menschen durch Kommunikation zu “programmieren” - Kritiker sagen auch zu manipulieren. Laut NLP kann durch eine gezielte Sprache das Denken, Fühlen und Verhalten von Menschen systematisch verändert werden. Mehr oder weniger bewusst wird sich diese Annahme zum Beispiel in der Werbung zu Nutze gemacht.
Du kannst NLP außerdem auch ganz praktisch nutzen, um dich auf eine Präsentation, ein Vorstellungsgespräch oder eine Gehaltsverhandlung vorzubereiten. Neigst du vor solchen Terminen zu Aufregung und hast immer im Kopf “Ohje, das schaffe ich eh nicht.” kannst du auf Basis von NLP positive Affirmationen nutzen.
Tipps für eine bessere Kommunikation
Face-to-face funktioniert die Kommunikation meist am besten, weil man auch die Mimik und Gestik seines Gegenübers wahrnimmt.
Es ist aber gut die verschiedenen Kommunikationsmodelle im Hinterkopf zu haben und sich über die Komplexität von Kommunikation im Klaren zu sein - und dass es nicht nur von dir, sondern auch von deinem Gegenüber anhängt, wie Gesagtes verstanden wird und wie die Reaktion darauf ausfällt.
Mache dir im Vorwege klar, worum es dir in Gesprächen geht.
Sei dir bewusst: Auch, wenn du nichts sagst, kommunizierst du. Konkret kann das zum Beispiel bedeuten, dass dein*e Chef*in deine wachsende Unzufriedenheit im Job auch dann bemerken wird, wenn du das nicht konkret sagst - etwa durch schlechte Laune und sinkende Produktivität.
Entscheide dich für den passenden Kanal zur Kommunikation. (Video-)Anrufe grenzen die Wahrnehmung von Mimik und Gestik ebenfalls ein.
Nutze das Wissen um die Kommunikationsmodelle dafür, um dich besser in deinen Gegenüber hineinzuversetzen und habe nicht die Erwartung, dass dieser im Gespräch genauso reagiert, wie du es tun würdest bzw.
Sei dir über die Macht der Körpersprache und Mimik bewusst.
Setze auf einen Dialog statt auf Monolog. Die Kommunikationsmodelle haben gezeigt, dass eine Aktion immer eine Reaktion auslöst.
Als Führungskraft und/oder Personal*in kannst du mit deiner Kommunikation motivieren und vermitteln - andersherum aber auch genauso demotivieren und sogar Konflikte eskalieren lassen. In diesen Positionen hast du also eine besondere Verantwortung und solltest im Zweifelsfall gezielt bestimmte Kommunikationsstile üben bzw.
Nutze Kommunikationsmodelle, wie beispielsweise NLP, um dich selbst aber auch andere in Bewerbungs- oder bei Kundengesprächen von deinen Zielen zu überzeugen und im Job sicher aufzutreten.
Ob wir wollen oder nicht: Wir kommunizieren ständig mit unserer Umwelt. Selbst wenn wir nichts sagen, spürt unser Umfeld oft allein durch unsere Körperspräche, ob wir zum Beispiel genervt oder gut gelaunt, angespannt oder übermütig sind. Was im privaten Alltag meist nicht ganz so wichtig ist - schließlich verzeihen uns Freunde und Familie (non)verbale Ausrutscher meist schneller - kann im beruflichen Umfeld zum Problem werden.
Die Bedeutung des Zuhörens
Auf verschiedensten Ebenen und demgegenüber steht das "simple" Trainieren der Zuhör-Fähigkeit. Eines wahren Verstehens. Was nicht heißt, dass das Gehörte akzeptiert und abgesegnet wird. Es geht in erster Linie darum, dass die andere Person gehört wird. Dass das Unsichtbare (siehe Eisbergmodell) sichtbar werden kann und gesehen wird. Das ist für mich auch Leadership. Ein wahres Interesse für die geführte Person, für deren Standpunkt.
Konfliktkosten durch Kommunikationsmängel
Konflikte werden oft nicht offen angesprochen. Die Auswirkung dieses Zudeckens von Konflikten und Missverständnissen werden hierbei nicht berücksichtigt. Mitarbeiterfluktuation ist hier ein Thema. Die Kosten entstehen durch Personalsuche, Anzeigenschaltung, Personalberater, Aktivitäten der Personalabteilung, Kosten für die Einarbeitung des/der neuen MitarbeiterIn sowie durch die Kosten der unbesetzten Stelle. Indirekt zählen hierzu auch Kosten, die nur geschätzt werden können wie z.B. Krankheit und Fehlzeiten verursachen Arztbesuche, Arbeitsunfähigkeit, Rehabilitationsmaßnahmen, Wiedereingliederung oder Entgeltfortzahlungen.
Besonders interessant finde ich die Kategorie "kontraproduktives oder betriebsschädigendes" Verhalten: ein vorsätzliches schädigendes Verhalten aufgrund von z.B. Kränkung. Das kann beispielsweise die Zerstörung von Betriebsmitteln, Datendiebstahl oder Zerstörung des Informationsflusses sein. Wenn ich als Mitarbeiterin entscheide, bestimmte Informationen einfach nicht weiterzuleiten.
In diese Kategorie fällt beispielsweise Kundenfluktuation. Die Kunden merken Spannungen im Team. Es kommt vielleicht auch zu fehlerhaften oder verspäteten Informationen. Die Qualität leidet und der unzufriedene Kunde hält Ausschau nach anderen Anbietern. Das führt widerum zu Kosten durch ein verstärkt notwendiges Customer Relationship Management, außerplanmäßige Maßnahmen zur Kundenbindung sowie vielleicht Kosten für Schadensersatz-Zahlungen für nicht erbrachte Leistungen.
In weiterer Folge kann es zu mangelhafter Projektarbeit kommen. Durch eine zu homogene oder zu heterogene Zusammensetzung des Projektteams kann die Durchführung oder Ziel-erreichung des Projektes verzögert werden. Zu den Konfliktkosten im Team zählen auch entgangene Aufträge. Hier geht es um Opportunitätskosten durch nicht realisierte Zielkunden und Zielaufträge.
Interessant ist der Aspekt der Über- oder Unterregulierung der Organisation. Es werden Vorkehrungen getroffen, die aber nur die Symptome betreffen und nicht die Wurzel des Übels. Sozusagen. Es entstehen Kosten durch Diskussionen über Regulierungsbedarf und über bestehende Regelsysteme. Alle Hierarchie-Ebenen werden eingebunden, sodass Arbeitszeit von all diesen Ebenen zu berücksichtigen ist. Weiters werden hier sehr oft Externe eingebunden und hierdurch entstehen Beratungskosten.
In den Organisationen wird dann oft über Anreizsysteme diskutiert. Wie diese verbessert werden könnten. Es entsteht ein Aufwand für Entscheidungsfindung, weitere Diskussionen über die konkrete Ausgestaltung und Kosten entstehen dann natürlich durch die Umsetzung des neuen oder nur verbesserten Anreizsystems. Auch hier fallen eventuell wieder ungeplante Besprechungen oder Mehr-Beratung an.
Zu guter Letzt mündet es in arbeitsrechtlichen Sanktionen. Zu den Kosten zählt die Zeit für Gespräch zwischen Führungskräfte und Mitarbeitenden, der Mitarbeiter untereinander, mit dem Betriebskraft usw. Abfindungen oder Freistellungen zählen unter Umständen auch zu den Kosten, sowie Gerichts- und Rechtsanwaltskosten.
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